Pojem virtuálna sekretárka respektíve virtuálna asistentka sa čoraz častejšie skloňuje medzi podnikateľmi. Mnohí z nich si stále nevedia predstaviť, čo všetko ich práca obnáša a zahŕňa. Rozhovor Gabi Revickej s podnikateľom René Arnoldom začal celkom vtipne debatou o tom, čo robia tzv. virtuálne sekretárky. Tak ich totiž René nazval, keď sa s Gabi rozprával o virtuálkach prvý krát. Čo si teda povedali – čo všetko robí tzv. virtuálna sekretárka, čo sa dá na ňu delegovať a čo už nespadá do jej kompetencie?
Ako vznikla potreba mať virtuálnu asistentku v tíme? Kedy začnú podnikatelia uvažovať o spolupráci s virtuálnou asistentkou
René spomína, kedy začal prvý krát uvažovať vo svojom podnikaní o spolupráci s VA. Bolo to počas pandémie. Predmetom jeho podnikania je vyrábanie reklám, návrh grafiky a divadelných kulís. Z dôvodu procesných zmien pribudla vo firme administratíva – odpovedanie na e-maily, zapisovanie objednávok, komunikácia s klientmi, ktorá súvisela s odchodom zamestnanca.
Čo sme sa v rozhovore dozvedeli…
Do tímu by sa Renému hodila ďalšia posila, niekto, kto by skontroloval emaily 3-krát za deň a zadával objednávky do systému. Potom sú to činnosti spojené s odosielaním balíkov pre kuriérov – vyhľadávanie adresy klientov v softvéri kuriéra, príprava súborov na tlač, dodacie listy. Niektoré VA sa rozhodnú vykonávať aj drobné offline úlohy pre podnikateľov a v tom prípade môžu napríklad pripravovať balíky pre kuriéra. René sa pýta, či tieto úlohy spadajú pod kompetencie virtuálnej asistentky.
Čo robí virtuálna sekretárka? Aké úlohy možno na VA delegovať?
Základné administratívne úlohy spadajú pod bežnú náplň práce virtuálky, ale virtuálna asistentka nie je chápaná ako klasická sekretárka. Na kurzoch, ktoré lektoruje Gabi so svojím tímom lektoriek, dostávajú absolventky rôzne zadania. Napríklad aj špecifické úlohy ako rešerše, adminovanie a aktualizácia web stránok alebo spravovanie sociálnych sietí. V kurzoch sa prihliada na ich silné stránky a na to, čo ich baví. Na druhej strane sa prihliada na dopyty zo strany podnikateľov podľa toho, aké kritériá vyžadujú od budúcich virtuálnych asistentiek.
Rozmýšľali ste niekedy nad spoluprácou s tímom virtuálnych asistentiek?
Využívaním služieb virtuálnej sekretárky časom podnikateľ pochopí výhody a benefity, ktoré dnes ešte nevidí a následne by mohol delegovať ďalšie úlohy, ktoré jeho alebo aj jeho tím zaťažujú. Zamestnanci vo výrobe môžu vykonávať svoju prácu efektívnejšie. Gabi odporúča spoluprácu s viacerými virtuálnymi asistentkami.
Najdôležitejšie benefity, ktoré prináša virtuálna asistentka / Aké výhody prináša virtuálna sekretárka?
„Keby som nemala virtuálne asistentky, tak by som ani nepodnikala,“ úsmevne dodáva Gabi Revická a spomína milú závislosť na asistentkách, ktorým deleguje množstvo rôznych úloh v podnikaní. Svoju energiu môže tak smerovať na produktívnejšie činnosti, ktoré ju bavia ako je napríklad komunikácia s kľúčovými klientmi, stratégia alebo obchod.
„Kúpiť si môžeš skoro všetko, ale jedinú vec, čo si nekúpiš je čas,” hovorí René. „Pokiaľ svoj čas miniem na veci, ktoré sú pre mňa neproduktívne a zaťažujúce, ten čas sa mi už nikdy nevráti.”
Celý rozhovor Gabi Revickej a podnikateľa Reného Arnolda si môžete vypočuť na našom Youtube kanáli.
YouTube: https://youtu.be/27HvonJ2E-A
V rámci tréningu pre profi VA spracovala Jana Ondrovičová
weby:
